Eine Masterarbeit erforscht die Unterstützung durch digitale Werkzeuge bei der Organisation von Veranstaltungen. FH-Prof. Mag. Harald Rametsteiner, Leitung Masterlehrgang Eventmanagement der Fachhochschule St. Pölten, und Sarah Letowski MSc, Absolventin des Masterlehrgangs Eventmanagement, fassen im Artikel die Ergebnisse der Masterarbeit zusammen.
Die Digitalisierung öffnet neue Möglichkeiten für Veranstaltungen, es gibt die Chance für die digitale Einbindung von Gästen und die Verwendung digitaler Tools in der Organisation durch Event-Verantwortliche. Zusätzlich sind die kurzfristige Planung und Abstimmung mit den beauftragenden Unternehmen bzw. die selektive Umsetzung als digitale oder hybride Veranstaltung ein Rahmen der Veränderung. Diese Entwicklungen führen zu einer angepassten Arbeitsweise mit neuen digitalen Werkzeugen und Prozessen, das verändert die Kompetenzen der Verantwortlichen für Events.
Zusammenfassung der bisherigen Forschung
Die Recherchen zum aktuellen Stand der Forschung haben gezeigt, dass es noch vergleichsweise wenig wissenschaftliche Beschäftigung mit dem spezifischen Thema rund um digitale Tools gibt. Zwei Studien bieten interessante Erkenntnisse, die wesentlichen Erkenntnisse werden nachfolgend kurz zusammengefasst.
Die Betrachtung von Christian Coppeneur-Gülz und Sven-Volker Rehm im Rahmen einer systematischen Analyse im Jahr 2018 zeigt, dass im Umfeld der Digitalisierung die Geschwindigkeit der klassischen Kommunikation veraltet ist. Die digitalen Tools schaffen Potenzial zur Veränderung durch Schnelligkeit, Skalierbarkeit und Messbarkeit. Das führt dazu, dass die Live-Kommunikation durch systematisches Eventmanagement modernisiert und digitalisiert wird. Die umfassende quantitative Studie von Cornelia Zanger und Kenneth Hädecke untersuchte das Berufsbild als Event- und Messemanager*in. Basierend auf der Online-Befragung im Jahr 2019 konnte das breite Kompetenzprofil erarbeitet werden: dazu zählen fachliche und methodische Kompetenz, sozial-kommunikative Fähigkeiten, Organisationskompetenz und technische Kompetenz. Zusätzlich wurden 15 Schlüsselfähigkeiten sortiert, unter ihnen die Kompetenz zur Nutzung von Software wie Tools zur Projektplanung.
Die von Sarah Letowski identifizierte Forschungslücke bezog sich auf die fehlende konkrete Behandlung der digitalen Arbeitswerkzeuge für eine effiziente Organisation.
Die Vielfalt der digitalen Tools für Veranstaltungen
Die umfassende Untersuchung der digitalen Instrumente für Events führte zu einer Kategorisierung in vier Kernbereiche: die Aufgaben rund um Kommunikation, Projektmanagement, optische Gestaltung und technische Umsetzung.
Bezogen auf die Kommunikation zeigt das Reifegradmodell von Rimantas Gatautis in 5 Stufen den Fortschritt der digitalen Transformation in einer Organisation oder einem Team. Ineffiziente Kommunikation führt zu Arbeitszeitverlust, digitale Tools können die Transparenz im gesamten Projekt verbessern. Zu den digitalen Tools zählen Slack, Doodle, Zoom, WhatsApp und Calendly. Beim Projektmanagement geht es um den kontinuierlichen Zugriff auf die relevanten Informationen für das gesamte Team, die Prozessfindung und die Verwaltung der Abläufe. Hilfreiche Instrumente sind Asana, Trello, Dropbox, iCloud, OneDrive oder Evernote.
Die optische Gestaltung bezieht sich auf das Corporate Design bzw. Grafiken rund um die Event-Website und Kommunikationsmittel. In der Masterarbeit wurden Tools wie Canva, Wix, WordPress, Piktochart oder Adobe angeführt. In der Zwischenzeit haben sich durch die Entwicklungen der künstlichen Intelligenz vielfältigen Neuheiten ergeben. Bei der technischen Umsetzung geht es um Bereiche wie das Streaming oder die Online-Eventplattform. Zur Unterstützung zählen Applikationen wie Veertly, Flave, Hopin, MeetYoo oder Talque.
Die Ergebnisse der empirischen Forschung
Basierend auf der umfassenden Darstellung der Ausgangssituation und der vielfältigen Tool-Angebote untersuchte Sarah Letowski das Themenfeld vertiefend über eine empirische Studie. Methodisch gab es ein qualitatives Studiendesign mit einer strukturierten Inhaltsanalyse, es wurden 7 Expertinnen und Experten mit relevanter Event-Erfahrung befragt. Die Ergebnisse der Befragung wurden in drei Schwerpunkten kategorisiert.
Die Betrachtung der digitalen Eventformate ergab, dass es bei Online-Events hohe Erwartungen der Teilnehmenden gibt, teilweise erwartet man sich gleiche Ergebnisse wie bei Offline-Umsetzungen. Positiv wird die mögliche Einbindung von internationalen Vortragenden wahrgenommen. Bei hybriden Events wurden die längeren Vorlaufzeiten angesprochen, thematisiert wurde auch der höhere Ressourcenaufwand. Als Herausforderung wurden die Q&A-Sessions gesehen, da die Bühne im realen Raum und der Live-Stream zu bespielen sind.
Die vertiefende Untersuchung zu den digitalen Tools bestätigte den verstärkten Einsatz, vor allem rund um Projektmanagement und Kommunikation. Beim Projektmanagement werden Arbeitspakete, Zeitpläne und Verantwortlichkeiten im Team bzw. mit externen Dienstleistern bearbeitet. Zu den häufig eingesetzten Tools wurden Asana, Basecamp, Wrike und Trello angeführt. Eine gemeinsame Plattform der Kommunikation stellt für die befragten Event-Profis die Grundlage dar. Als effiziente Tools für die Kommunikation werden WhatsApp, Zoom, Microsoft Teams und Eloque verwendet. Zusätzlich leisten auch die klassischen E-Mails bewährte Unterstützung. Für die effiziente Organisation wurden auch cloudbasierte Tools der Dokumentenbearbeitung wie Google Workspace oder Microsoft 365 angeführt. Beim Erstellen und Bearbeiten von Event-Websites wird insbesondere WordPress verwendet.
Bei den für Eventmanager*innen notwendigen Kompetenzen wurden die größten Veränderungen bei den technischen und technisch-organisatorischen Fähigkeiten festgestellt. Dazu gehören das Beherrschen von digitalen Projektmanagement-Tools und das Erstellen von Event-Websites ohne Programmierkenntnisse. Eine Lücke lokalisierten die befragten Expertinnen und Experten bei Tools zu Social Media Management und Live-Streaming. Zusätzlich wurden die notwendigen sozial-kommunikativen Kompetenzen in den Vordergrund gerückt. Es geht um empathische Fähigkeiten der Kommunikation beim Austausch mit anderen Personen, zusätzlich gewinnt das Storytelling für Events als integrierter Bestandteil der Kommunikationsstrategie an Bedeutung. Betriebswirtschaftliches Fachwissen und fachliches Know-how werden als Grundbasis verstanden. Betont wird auch die notwendige Bereitschaft für laufende Aktualisierung, dazu zählen Ausbildung und die Bereitschaft zum praktischen Ausprobieren.
Zusammenfassend bestätigen die Erkenntnisse der Masterarbeit, dass Entwicklungen wie die Corona-Pandemie, die Digitalisierung oder die Notwendigkeit der Schnelligkeit Arbeitsprozesse ändern. Digitale Tools können die Organisation von Veranstaltungen unterstützen, dazu bedarf es laufender Weiterentwicklung der technischen und kommunikativen Kompetenzen.
