Best of Eventday

Die Fachgruppe Freizeit- und Sportbetriebe der Wiener Wirtschaftskammer lud zum EVENTDAY. Branchenkenner diskutierten mit Fachexperten über „Agiles Event-Management“ und Eventsicherheit. Erik Kastner, Initiator der Veranstaltung, fragt nach, was die Branche braucht.

Der Weg zum besten Live-Erlebnis

Colja M. Dams überraschte zunächst mit dem Geständnis, dass Agiles Management kein einfaches Rezept sei, sondern eine ständige herausfordernde Entwicklung, die auch Fehler und Rückschläge beinhalte. Gleichzeitig erläuterte er, dass gerade durch die Digitalisierung das Live-Erlebnis eine neue Bedeutung erhalten habe, da es sowohl Motivation stärke als auch Inspiration bei den Gestaltern ebenso wie bei den Kunden auslöse. Um dieses Live-Erlebnis nicht nur auf dem Reißbrett zu planen, sondern auch wirklich umsetzen zu können, bedürfe es eines neuen Zugangs.

Es liegt also auf der Hand, die Erfahrungen im agilen Projektmanagement – wie es aus der Software-Entwicklung bekannt ist – auf die Eventbranche zu übertragen. Als erste Agentur hat VOK DAMS worldwide daher auf das „Agile Event-Management“ umgestellt. Das bereits vor 15 Jahren eingeführte VOK DAMS Qualitätsmanagement-System wurde um die Erkenntnisse aus den agilen Methoden, wie z. B. Design Thinking, ergänzt. Basis bildet die Veränderung des Mindsets aller Mitarbeiter hin zu einer agilen Denkweise. VOK DAMS hat diese Arbeits- und Denkweise in zwölf agilen Prinzipien festgehalten. Mit dem „Agilen Event-Management“ läutet VOK DAMS eine neue Ära in der Arbeitsweise von Eventagenturen ein. „Agiles Event-Management“ ist die Zukunft – und die hat ja bekanntlich schon begonnen.

Traditionelles Projektmanagement wird zunehmend unwirksamer. In Zeiten der Digitalisierung braucht es – speziell für Eventprojekte – neue Herangehensweisen. Die Lösung: „Agiles Eventmanagement“. Die Methoden dieser Art des Projektmanagements ermöglichen schnell und effektiv auf Veränderungen zu reagieren, die Zusammenarbeit mit dem Kunden zu intensivieren, das „Involvement“ der Projektmitarbeiter zu erhöhen sowie Potenziale früh zu erkennen und besser zu nutzen. So werden WKW-Projekte geschaffen, die begeistern und nachhaltig wirken.
Colja Dams, CEO VOK DAMS
Events- & Live-Marketing

Eventsicherheit: Was können Veranstalter dafür tun?

Die drei Säulenheiligen der Sicherheit heißen Wahrscheinlichkeit, Möglichkeit und Risiko. Etwas Kreatives zu gestalten, kann auch eine Frage der gesamten Eventsicherheit sein. Umsetzungen sind keine Frage, aber immer mit einem professionellen Sicherheitsnetz. So gilt es, die möglichen Risiken ernst zu nehmen, aber auch besonnen und professionell zu handeln. Durch gute Vorausplanung sowie Simulation unerwartete Herausforderungen frühzeitig zu erkennen, um rechtzeitig mögliche Gefahren abfangen zu können.

#esgehtnurgemeinsam. Was haben Veranstaltungssicherheit und Puzzles gemeinsam? Bei beiden gibt es am Ende nur ein stimmiges Gesamtbild, wenn alle Teile richtig zusammengefügt sind. Die Basis ist jedenfalls, dass Eventprofis den Aspekt der Sicherheit von Beginn an in die Planung einer Veranstaltung einbeziehen. Sicherheitsdienstleister und Einsatzorganisationen können nur einen entsprechend professionellen Beitrag leisten, wenn die grundlegende Bereitschaft einer frühzeitigen und vor allem gemeinsamen Erarbeitung eines Sicherheitskonzepts besteht. Die Verhältnismäßigkeit der Maßnahmen in Relation zum Event muss stimmig sein, aber leider wird oftmals das Thema Sicherheit hintangestellt oder gar nicht erst betrachtet, weil bisher immer alles „gut gegangen“ ist und man es eben immer schon so gemacht hat.
Georg Geczek, Leiter des Competence
Center Event Safety Management des -Wiener Roten Kreuzes

So gehört zu den größten Unsicherheitsfaktoren die Unwissenheit und deshalb ist es das Nonplusultra in unserer Branche, immer auf der sicheren Seite zu sein
und sich dieses Wissen anzueignen und weiter auszubauen. Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser: Ein Sicherheitspaket mit Experten zu schnüren und Profis in die Konzeption rechtzeitig einzubinden, hilft einen Ausgleich zwischen einem realistischen und umsetzbaren Maß zu schaffen. Eine gute Dokumentation kann im Rahmen einer rechtlichen Auseinandersetzung das Zünglein an der Waage sein und gilt in der heutigen Zeit als unabdingbar.

Der Eventday hat wiederum gezeigt, dass die Veranstaltungsbranche sich weiterentwickelt und weiter professionalisiert. Neue Ansätze durch „agiles Eventmanagement“ bietet den Agenturen und Veranstaltern mehr Flexibilität und Kundenzufriedenheit, das konnte Colja Dams in seinem Vortrag eindrucksvoll darstellen. Der zweite Punkt, der im Zuge der Diskussionen beim Eventday ein zentrales Thema darstellte war der „touristische Ansatz“ von Eventmanagement in der Stadt. Das ist in keiner Weise wegzudenken. Die Kreativleistungen und das damit entstandene Potential für die Stadt Wien sind ein Gewinnbringer für die Zukunft. Das wird auch von der Stadt mit dem Neubau einer Eventhalle für Wien unterstrichen. Der Eventtourismus ist und bleibt für die Wien ein wichtiger Faktor im Wettbewerb der internationalen Städte.
Markus Grießler
Obmann der Sparte Tourismus und Freizeitwirtschaft der Wirtschaftskammer Wien

Die Sicherheit bei Events hat oberste Priorität. Alle Sicherheitsmaßnahmen betreffen aber auch alle Gewerke und deren Mitarbeiter über den gesamten Zeitraum – vom Aufbaubeginn über die Veranstaltung selbst bis hin zum Abbau und dem Verlassen einer Event-Location. Ein Thema, das allzu oft vergessen wird. Es sollte jedoch mit Augenmaß agiert und es sollten Bedingungen geschaffen werden, die es Besuchern ermöglichen, in einer unbeschwerten Atmosphäre ihre Veranstaltung genießen können.

Events, Veranstaltungen und Kongresse sind in ein wichtiger Faktor für die Wiener Tourismuswirtschaft aber auch für den gesamten Wirtschaftsstandort. Denn Veranstaltungsgäste geben deutlich mehr Geld aus als der durchschnittliche Wien-Tourist. Gleichzeitig werden vor allem Veranstaltungsgäste zunehmend kritischer in ihren Entscheidungen und der internationale Wettbewerb der Standorte steigt. Damit Wien auch in Zukunft eine führende Rolle als Standort für Veranstaltungen spielen kann, braucht es eine moderne Infrastruktur sowie die gezielte Planung und professionelle Abwicklung von Events. Deshalb hat die Wirtschaftskammer Wien beispielsweise den Bau einer neuen Mehrzweckhalle forciert und fordert die Einrichtung eines Eventboards. Letzteres soll – als Expertengremium der besten Köpfe – hochkarätige Veranstaltungen nach Wien bringen und neue Konzepte für Events entwickeln.
Walter Ruck
Präsident der Wirtschaftskammer Wien