Bereits die dritte Auflage der Think Tank Reihe „Durchführung von sicheren und verantwortungsvollen Veranstaltungen mit Präventionskonzept“ des Austrian Convention Bureaus (ACB) fand statt. Dabei diskutierten MitarbeiterInnen führender Tagungsunternehmen Fallbeispiele von Kongress, Tagung und Messe, die in den vergangenen Wochen in Österreich stattfanden.
„Wir sehen es als unsere wesentliche Aufgabe gerade jetzt den Austausch in unserer Community hoch zu halten. Wir sitzen alle im selben Boot und haben ein gemeinsames Ziel: Tagungen und Kongresse sobald wie möglich, so sicher wie möglich veranstalten zu können“, sagt ACB Geschäftsführerin und Moderatorin des Think Tanks Michaela Schedlbauer Zippusch.
Im ACB Think Tank präsentierten BranchenexpertInnen den über 60 VerbandskollegInnen aus ganz Österreich die Umsetzung von Veranstaltungen in den Bereichen Kongress, Tagung, Gala und Messe. Dazu zählten: 61. Österreichischer Chirurgenkongress (Hybrid Meeting, Reed Messe Wien) präsentiert und organisiert durch die Wiener Medizinische Akademie, 55. Wissenschaftliche Tagung der Österreichischen Gesellschaft für Arbeitsrecht und Sozialrecht (Ferry Porsche Congress Center Zell am See), 58. Jahrestagung der Österreichischen Gesellschaft für Kinder- und Jugendheilkunde (Green Meeting, Congress und Messe Innsbruck) präsentiert und organisiert durch PCO Tyrol Congress, HERMES.Wirtschaftsgala und die marke[ding] Messe (Hofburg Vienna). Für jede Veranstaltung wurde ein detailliertes Präventionskonzept ausgearbeitet und behördlich genehmigt.
„Umso mehr Veranstaltungen mit Präventionskonzept durchgeführt werden, desto größer ist auch die Community, in der man sich diesbezüglich austauschen kann“, ist Georg Geczek, Leiter Competence Center Event Safety Management Wiener Roten Kreuz, überzeugt.
Die größte Hürde in der Umsetzung lag laut den präsentierenden ACB Mitgliedern bei den sich laufend verändernden Rahmenbedingungen sowie langen Zeitspanne zwischen den Pressekonferenzen der Regierung und der Veröffentlichung der entsprechenden Verordnung. Die erhöhte Komplexität in der Verwirklichung von Veranstaltungen mit Covid-19 Präventionsmaßnahmen stellte die Verantwortlichen unter anderem in der Umsetzung von Parallel-Sessions, der Vermeidung von Nadelöhren bei kritischen Punkten, Sitzplatzzuteilung, sowie spezieller Beschilderung durch erhöhten Kommunikationsbedarf vor neue Herausforderungen.
Die Fallbeispiele haben gezeigt, dass mit professioneller Planung sehr wohl Veranstaltungen mit Anwesenheit möglich sind. Einige Punkte wie etwa die Sanitärsituation, mögliche Stauungspunkte und Lüftungsanlagen stellen VeranstalterInnen und Locations immer wieder vor Fragen.
Als äußerst hilfreich stellte sich für alle die Schulung zum Covid-19 Beauftragten heraus, um aus verschiedenen Blickwinkeln potenzielle Probleme zu identifizieren. Neben der professionellen Umsetzung der Covid-19 Präventionsmaßnahmen wurden bei einigen Konzepten weiters auf den Einsatz von Covid-19 Schnelltest sowie Contact-Tracing-Tools gesetzt. Besonders wichtig bei der Planung, Umsetzung und Realisierung solch vielschichtiger Veranstaltungen war der offene und regelmäßige Austausch mit allen Beteiligten.
Foto: Wiener Medizinische Akademie, 61. Österreichischer Chirurgenkongress (Hybrid Meeting) in der Reed Messe Wien