Das Austria Center Vienna (ACV) stand von 18. bis 21. März vor einer Herausforderung. Nach rund 20 Jahren in St. Gallen siedelte die „Breast Cancer Conference“ nach Wien. Das Team des ACV musste hohe Erwartungen erfüllen. Welche, das erzählte es Messe & Event.

Goodbye St. Gallen, hello Vienna. 20 Jahre lang hatte der Brustkrebskongress seine Heimat in der Schweiz. Der Erfolg der Veranstaltung war groß. Zu groß für St. Gallen. Mehr als 3.500 Teilnehmer werden heuer erwartet. Aufgrund des ständigen Wachstums beschloss man umzuziehen und fand in einer der weltweit führenden Kongressstädte eine neue Heimat: Wien. Der Favorit für die Location war schnell klar: das Austria Center Vienna. Optimale Lage, flexible und topmoderne Räumlichkeiten sowie ein erfahrenes und professionelles Team gaben den Ausschlag.

Herausforderung für das gesamte Team

Keine leichte Aufgabe für das ACV. „Die hohe Qualität, Reputation und Zukunft des Kongresses liegen den Veranstaltern verständlicherweise besonders am Herzen. Die große Herausforderung im Vorfeld war daher, das Vertrauen in Wien und das Austria Center Vienna durch persönliches Engagement aufzubauen und zu stärken und den Veranstalter davon zu überzeugen, die Chance für eine gemeinsame Weiterentwicklung zu nutzen“, erzählt Michael Part, stellvertretender Bereichsleiter Sales im ACV.

Marion Lüftenegger betreute den Kongress als Projektleiterin. „Unser Schwerpunkt lag darauf, bewährte und bestehende Abläufe des St. Galler Brustkrebskongresses in Wien umzusetzen. Wir setzen dabei auch auf einen großen Know-how-Austausch und arbeiten vor allem beim Konsensus-Meeting, das spezielle technische Anforderungen hat, intensiv mit Kollegen aus der Schweiz zusammen. Unsere Partnerfirmen, allen voran AV Professional, tragen ganz essenziell dazu bei, dass das bewährte Set-up aus St. Gallen hier im Austria Center Vienna hochprofessionell weiter realisiert werden kann. Bei der Konzepterstellung haben wir stark mit dem PCO Mondial Congress, der auch schon seit 2012 dabei war,  zusammengearbeitet und gemeinsam die Planung verfeinert und perfektioniert.“ Die Flexibilität und die Multifunktionalität kamen dem ACV hier besonders zugute. Nur so konnte man den spezifischen Wünschen der Veranstalter gerecht werden.

Hoher Einsatz gefordert

Schon im Vorfeld war die Projektleiterin voll gefordert. „In der Vorbereitungsphase bis kurz vor dem Kongress bedeutet dies für mich zahlreiche Kundentermine, Feinabstimmungen mit dem Kunden, den Ausstellern und Kooperationspartnern sowie Koordination mit Kollegen“, so Lüftenegger. „Während des Kongresses ist es wichtig, sich ständig einen Überblick über die Geschehnisse zu verschaffen, um flexibel und kurzfristig auf Gegebenheiten und Veränderungen reagieren zu können. Von der Früh weg – noch vor Kongressbeginn – bis zum Ende des Kongresstages gibt es Kontrollrundgänge, die je nach Anforderung mit dem Sicherheitskoordinator, den Kunden oder alleine stattfinden. Ist der Kongress im vollen Gang, bin ich im Haus als Ansprechpartnerin für das gesamte Team des Austria Center Vienna, der Partnerfirmen und des Kunden im Einsatz und agiere in diesem Sinne, wenn notwendig, auch als Troubleshooter bei Zwischenfällen. Hier gilt es, potenzielle Hindernisse zu antizipieren und auftretende Herausforderungen sofort und professionell zu lösen. Zudem bin ich ständig im Kontakt mit dem Veranstalter, habe den Zeitplan im Auge und kontrolliere Umrüstungen, die während der Veranstaltung durchgeführt werden.“ Ein intensiver Fulltime-Job, welcher der Projektleiterin und ihrem Team alles abverlangt.

Ein starkes Team

Lüftenegger: „Von unserer Seite sind mein Coprojektleiter, unsere Eventtechniker, die sich um Licht-, Ton- und Bühnentechnik kümmern, und ich sehr stark im Einsatz. Ein wichtiger Anlaufpunkt bei ersten Fragen von Teilnehmern sind neben dem Team des Veranstalters bei der Kongressregistrierung auch die Kolleginnen von unserer Info. Selbstverständlich sind auch unsere IT-Abteilung und das Facility Management eingebunden.“ Dazu sind einige Partnerfirmen im Einsatz, darunter etwa H82. „Im Team haben wir zudem eine eigene Sicherheitsfachkraft und unsere Betriebsfeuerwehr, die im Fall der Fälle einsatzbereit sind. Insgesamt arbeiten beim St. Galler Brustkrebskongress von uns während des Kongresses permanent über zehn Personen. Mit unseren Partnerfirmen – dazu zählt auch unser Cateringpartner M*Eventcatering bzw. Motto Catering, die das Café Motto betreiben – und der Reinigung können es zu Spitzenzeiten sogar zwischen 100 und 150 Personen sein.“

Feedback vor Ort

Das Team war gefordert, Maßstäbe zu setzen und zu zeigen, dass der Wechsel ins Austria Center Vienna die richtige Entscheidung für die Veranstalter war. Das Feedback auf den Kongress war positiv. Sowohl Forscher als auch Aussteller zeigten sich von der neuen Location angetan. Vor allem der viele Platz und die Räumlichkeiten sowie die Hotels in der Nähe und die reibungslose Anreise mit den Wiener Öffis fanden Anklang. Die Chancen stehen also gut, den Brustkrebskongress auch in Zukunft in Wien zu sehen.

Standort Wien ist großer Gewinner

Zufrieden mit dem Verlauf zeigte sich auch Susanne Baumann-Söllner, ACV-Vorständin. „Aus Sicht der Location ist es für uns natürlich eine wunderbare Herausforderung und tolle Chance, einen Kongress, der so lange und zufrieden an einem Ort tagte, ab nun zu begleiten. Daher haben wir uns im Vorfeld sehr genau über die Anforderungen des Kunden und auch die Erwartungshaltungen der Teilnehmer informiert und basierend darauf das in unserem Haus optimale Setting konzipiert.“

Für die Stadt selbst ist der Kongress ein massiver Gewinn. Nicht nur wegen der Wertschöpfung. „Ein ganz persönliches Anliegen ist mir auch zu betonen, welchen wichtigen Beitrag Kongresse für den Wissensaustausch und die Wissensgenerierung leisten. Dies gilt sicherlich ganz besonders für den St. Galler Brustkrebskongress, dessen Erkenntnisse durch die internationalen Guidelines sehr schnell in der medizinischen Praxis Fuß fassen können. Österreichische Forscher sind hier federführend an Bord – allen voran die ABCSG, das ist die Austrian Breast & Colorectal Cancer Study Group. Der Leiter dieser international renommierten Forschungsgruppe, Univ.-Prof. Dr. Michael Gnant, fungiert beim St. Galler Brustkrebskongress als Conference Co-Chair. Dies zeigt einmal mehr, welchen Stellenwert österreichische Forscher international genießen und wie wichtig Kongresse für den Wissens- und Forschungsstandort Österreich sind.“

www.acv.at

Foto: © IAKW-AG, Marius Höfinger

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